آموزش پذیرش
اصلی ترین و پراستفاده ترین قسمت نرم افزار درمانگاه و نرم افزار دندان پزشکی این فرم می باشد و شرکت سازنده سعی کرده است تا حد امکان استفاده از ماوس را کاهش دهد، در عوض با استفاده از کلید های جهت نما، اینتر و یا کلید های ترکیبی بیشترین سرعت را به کاربر بدهد.
در ویدیوی آموزش ویرایش و برگشت پذیرش یاد میگیریم که:
چگونه بیماران را پذیرش کنیم؟
چگونه برای بیماران تشکیل پرونده انجام بدهیم؟
چگونه برای بیماران خدمات انجام شده را ثبت کنیم؟
چگونه قیمت خدمات را در زمان پذیرش تعیین کنیم؟
چگونه برای یک خدمت خاص مجری کار مجزا تعیین کنیم؟
چگونه بسته های خدماتی تعریف کرده و از آنها در پذیرش بیمار استفاده کنیم؟
چگونه بیماران را برای بیمه تامین اجتماعی و خدمات درمانی استحقاق سنجی کنیم؟
- چگونه تسویه بیمار رو انجام بدیم و یا بیمار رو به صندوق ارسال کنیم؟
- چگونه به بیمار تخفیف بدهیم؟
- چاپ قبض و رسید بیمار و فاکتور را به چه صورت انجام دهیم؟
- چگونه فایل های مورد نظر را به پذیرش هایمان ضمیمه کنیم؟
- چگونه گردش مالی بیمار را بررسی کنیم؟
نحوه انجام پذیرش در نرم افزار پارس تیام
جهت دسترسی به فرم تعریف پزشک مسیر زیر را انتخاب کنید :
منوی اصلی برنامه >> پذیرش >> ثبت خدمت.
جهت دسترسی به فرم پذیرش از منوی اصلی برنامه، منوی پذیرش را انتخاب کرده و سپس ثبت خدمت را کلیک کنید. فرم پذیرش به صورت زیر می باشد.
- اطلاعات ثبت : شامل تاریخ ثبت، ساعت ثبت، شیفت کاری، کاربر ثبت کننده و وضعیت این پذیرش که شامل ثبت موقت و قطعی می باشد. لازم بذکر است که تاریخ و ساعت از سرور دریافت می گردد.
- وضعیت پذیرش : در صورتیکه بیمار وجهی پرداخت نکند، پذیرش در وضعیت موقت می باشد و بعد از پرداخت به وضعیت قطعی تبدیل می شود. تا وقتی که پذیرش در حالت موقت است، تمامی فیلدهای فرم قابل تغییر می باشند ولی در حالت قطعی هیچی فیلدی قابل تغییر نیست. مگر اینکه با مجوز سوپروایزر از حالت قطعی به موقت تغییر وضعیت داده شود.
- سریال پذیرش : که برای هر بخش از 1 شروع می شود، و به ازای هر پذیرش از آن بخش یکی افزایش پیدا می کند و در ابتدای هر سال مجدد از 1 شروع می شود.
- نوبت : اگر این آیتم را تیک نزنید سیستم به طور خودکار اولین نوبت خالی را به این پذیرش اختصاص می دهد. در صورتی که این آیتم انتخاب شده باشد پس از ذخیره ، فرم زیر باز می شود .
نکته قابل توجه در این قسمت این است که دقت داشته باشید که سیستم نوبت دهی در صورتی که تنظیمات مربوط به صف در بخش و یا صف خدمات انجام شده باشد ، کار می کند وگرنه شماره نوبت در این قسمت مشخص نمی شود.
- بخش : لیست بخش های فعال در درمانگاه، که بایستی یکی از این بخش ها انتخاب شود. جهت انتخاب یک بخش با استفاده از کلیدهای ترکیبی Ctrl+Num ، Num در اینجا به معنای ردیف بخش می باشد.
از لیست پزشکان بخش «مسعود اسلامی اقدم » انتخاب شده است، در صورتیکه می خواهید برای پذیرش های بعدی پزشک انتخاب شده تغییر نکند (مثلا مسعود اسلامی اقدم) تیک سمت چپ را بزنید.
با کلیک روی دکمه 
فرم « نمایش نوبتهای پزشک » باز می شود که در این فرم لیست تمام تاریخ هایی که برای پزشک نوبت ثبت شده است را نمایش می دهد.
لازم به ذکر است در بخش های دیگر مانند رادیولوژی ، سونوگرافی و … که هم پزشک تجویز کننده وجود دارد هم پزشک انجام دهنده لازم است نام پزشک معالج را در قسمت پزشک معالج و نام پزشک انجام دهنده را در قسمت مجری انتخاب کنید. در قسمت مربوط به پزشک معالج با وارد کردن شماره نظام پزشکی و زدن کلید اینتر پزشک انتخاب می شود . در ضمن می توانید با دابل کلیک روی این آیتم فرم لیست پزشکان باز می شود. با انتخاب تیک جلوی آیتم مجری، پزشک انتخابی در این قسمت به طور پیش فرض برای ثبت پذیرش جدید نمایش داده می شود.
پرونده فردی
با کلیک روی این دکمه فرم مشخصات بیمار باز شده و شما می توانید تمام مشخصات بیمار را ویرایش کنید. توجه داشته باشید که در این قسمت برای بیمار تشکیل پرونده هم انجام می شود و به بیمار یک شماره پرونده منحصر به فرد اختصاص می دهد. ( در ادامه به توضیحات بیشتر می پردازیم.)
ثبت مشخصات بیمار
درصورتیکه قبلا بیمار به درمانگاه مراجعه کرده و دارای پرونده می باشد، با وارد کردن شماره پرونده و زدن کلید اینتر مشخصات بیمار روی صفحه ، نمایش داده می شود و یا با استفاده از شماره بیمه یا شماره ملی می توانید مشخصات بیمار را نیز پیدا کنید.
همچنین شما می توانید با وارد کردن شماره ملی، نام، نام خانوادگی، نام پدر، شماره موبایل ، به صورت سریع به ثبت مشخصات بیمار بپردازید.
در صورتیکه بیمار به درمانگاه مراجعه کرده ولی بصورت آزاد پذیرش شده است و یا شماره پرونده ندارد، با زدن کلید 
فرم جستجو نمایش داده می شود
با استفاده از فرم بالا می توانید بر اساس فیلد های نمایش داده شده، جستجو انجام دهید، در صورتیکه بیمار مورد نظر پیدا شد، بیمار را انتخاب و دکمه تایید را فشار دهید. به فرم پذیرش برگشته و دکمه 
را فشار دهید تا بتوانید مشخصات بیمار را ثبت کنید. فرم ثبت اطلاعات بیمار به صورت زیر می باشد.
فیلد های ستاره دار اجباری می باشد، شماره ملی بیمار دقیق و کامل وارد شود. در صورتیکه بخواهید می توانید با استفاده از تیک زدن گزینه چاپ، برای بیمار کارت عضویت چاپ کنید. برای ثبت کلید F2را فشار دهید. « پیغام با موفقیت ثبت شد » و ادامه کار در فرم پذیرش انجام می پذیرد.
بعد از ثبت مشخصات بیمار، هم اکنون موقع انتخاب نوع پوشش بیمه ای می باشد، در بالای فرم دو حالت کلی « غیر بیمه » و « بیمه » وجود دارد که می توانید با کلید های مکان نمای صفحه کلید بین این دو حالت جابه جا شوید، در صورتیکه « غیر بیمه » انتخاب شود و اینتر زده شود، مکان نما به بخش ثبت خدمت برده می شود ولی اگر « بیمه » انتخاب شود، و اینتر زده شود، کاربر بایستی اطلاعات بیمه ای بیمار را وارد نماید.
- سازمان بیمه گر : در این قسمت به دو روش می توان سازمان بیمه گر را انتخاب کرد: 1 . کد سازمان بیمه گر وارد شود. 2 . روی این گزینه کلید اینتر و یا دابل کلیک کنید تا از لیست سازمان های بیمه گر تعریف شده مربوط به بخش انتخابی، کاربر یک سازمان بیمه گر را انتخاب کند. انتخاب صندوق سازمان، مثل انتخاب سازمان بیمه گر می باشد.
- تاریخ نسخه : تاریخ نسخه یا تاریخ مراجعه بیمار حتما بایستی مربوط به روز جاری یا چند روز گذشته باشد.
- شماره بیمه : این فیلد همان فیلدی می باشد که در لیست ارسالی برای سازمان های بیمه گر نمایش داده می شود.
- شماره صفحه : شماره صفحه دفترچه بیمار می باشد.
- تاریخ انقضا : می توانید تاریخ انقضای دفترچه را وارد کنید یا اگر تاریخ انقضا « آخرین برگ » نوشته شده است، با زدن کلید F6 می توانید تاریخ انقضا را به « آخرین برگ » تغییر دهید.
- بیمه تکمیلی: بیمه تکمیلی بیمه ثانویه بوده که روی فرانشیز بیمه اول اعمال می شود. که در اینجا شما می توانید با وارد کردن کد بیمه در جلوی آن و یا با زدن کلید اینتر ، به فرم لیست بیمه های تکمیلی وارد شوید ، بیمه تکمیلی را انتخاب نمایید.
- گروه : گروه در اینجا همان صندوق بیمه تکمیلی می باشد که شما می توانید با زدن کلید اینتر در جلوی نام گروه و وارد شدن به فرم لیست صندوق ها، صندوق مورد نظر را انتخاب نمایید.
- شماره پرسنلی : شماره پرسنلی در حقیقت همان شماره ای می باشد که بر روی کارت بیمه تکمیلی وجود دارد.
ثبت خدمت برای بیمار
جهت اضافه کردن خدمت برای بیمار چندین روش وجود دارد:
می توانید کد دسترسی و یا کد ملی خدمت را وارد کرده و اینتر بزنید.
پس از انتخاب خدمت به یکی از روش های بالا، فرم زیر نمایش داده می شود :
- خدمت / کالا : نام خدمت انتخابی در مرحله قبل.
- محاسبه مبلغ بر اساس سازمان بیمه گر انتخابی :
در صورتیکه در فرم پذیرش برای یک بیمار ، سازمان بیمه گر(بیمار ، بیمه باشد) انتخاب شده باشد ولی به هر دلیل تصمیم دارید این خدمت برای او به صورت آزاد محاسبه گردد ، می توان تیک این گزینه را بردارید.
با کلیک راست بر روی خدمت ثبت شده امکان ویرایش مبلغ، ویرایش خدمت، حذف، تعیین مجری کار و ثبت حق الزحمه و… به کاربران داده میشود.
- دکمه اضافه کردن بسته های خدماتی : با زدن این دکمه
، کاربر می تواند از لیست بسته های خدماتی تعریف شده، یکی را انتخاب کند. این کار جهت تسریع در کار پذیرش می باشد و برای جاهایی مفید خواهد بود که ارائه خدمات بصورت پکیج (بسته) می باشد مثل طب کار که معمولا برای مراجعه کنندگان گروهی از خدمات پذیرش می شود.
گزینه های بالای فرم پذیرش :
ذخیره سازی اطلاعات :
بعد از ورود کلیه اطلاعات، دو نوع روش ذخیره کردن وجود دارد :
- ذخیره کردن عادی (F2) : بعد از وارد کردن تمامی اطلاعات، با استفاده از این دکمه اطلاعات پذیرش، ثبت می شوند. در ادامه فرم زیر باز می شود که در زیر به توضیح آیتم های موجود در این فرم می پردازیم.
- ذخیره کردن سریع (F8) : این نوع ذخیره کردن برای جاهایی مفید است که وظیفه پذیرش و صندوق را یک نفر برعهده دارد، لازم به ذکر می باشد که در این نوع ذخیره سازی، کل مبلغ خدمات ثبت شده، پیش فرض به صورت نقدی دریافت می گردد.
با ذخیره سازی سریع ، فرم « صدور رسید بیمار » نمایش داده می شود و کاربر با تعیین اینکه چه قبضی می خواهد صادر کند اقدام به صدور قبض می کند.
در انتها دکمه ثبت زده می شود (کلید F2) تا پذیرش از وضعیت موقت به وضعیت قطعی تغییر وضعیت دهد و فرم « صدور رسید بیمار » نمایش داده می شود تا کاربر نوع قبضی که می خواهد برای بیمار چاپ نماید را انتخاب کند.
- ارسال کل بدهکاری / بستانکاری به صندوق : برای درمانگاه هایی که پذیرش و صندوق از هم جدا هستند، استفاده می شود و کل بدهکاری و یا بستانکاری برای صندوق ارسال می شود. با زدن این دکمه فرم پایین نمایش داده می شود:
- کد دسترسی : کد یکتای تصادفی می باشد (که معمولا 1 یا 2 یا 3 رقم) جهت هماهنگ کردن پذیرش و صندوق. در اینجا کد 97، کد صندوق این پذیرش می باشد. بیمار با گفتن کد 97 به صندوق، می تواند با پرداخت وجه، قبض صندوق دریافت کند. (برای جاهایی که نام بیمار وارد نمی شود و یا کامل وارد نمی شود استفاده از این کد حیاتی می باشد. مثلا فروش OTC یا بهداشتی در داروخانه)
- ارسال بخشی از بدهی به صندوق: دقیقا عملکردی مشابه گزینه قبلی دارد با این تفاوت که پذیرش می تواند تعیین کند که فقط بخشی از بدهی برای صندوق ارسال شود.
مبلغی که پذیرش به صندوق ارسال می کند 60.000 می باشد (که باید از بیمار دریافت شود).
- دریافت از بیمار : درمانگاه هایی که وظیفه پذیرش و صندوق بر عهده یک نفر می باشد، بایستی این گزینه را انتخاب کنند تا پس از پذیرش بیمار، وظیفه دریافت پول از بیمار را انجام دهند. با انتخاب این گزینه فرم پایین ظاهر می شود.یا اینکه از گزینه ذخیره سریع (f8)استفاده کنند.که همان فرم تسویه حساب به کاربر نمایش داده خواهد شد.
- ثبت نسخه الکترونیک در سامانه بیمه و حذف آن: این گزینه پذیرش انجام شده را به سازمان بیمه گر مربوطه (تامین اجتماعی،خدمات درمانی)ارسال خواهد کرد.و متعاقبا امکان حذف آن از سامان بیمه وجود خواهد داشت.
- ثبت قطعی پذیرش :این گزینه برای آن پذیرش های استفاده می شود که قبلا قطعی شده اند و به هر دلیلی به وضعیت موقت، تغییر وضعیت داده اند. و کاربر تصمیم دارد دوباره این پذیرش را به حالت قطعی، تغییر وضعیت دهد البته در صورتی که بیمار بدهکار نباشد. برای انجام این کار از این دکمه استفاده می نماییم.
- چاپ فاکتور : با کلیک روی این آیتم می توانید فاکتور خدمات ثبت شده را چاپ کنید.
- پرداخت به بیمار : شرح این مورد در بخش برگشت کردن پذیرش اشاره شده است.
- دکمه پذیرش جدید : با استفاده از این دکمه، فرم آماده ثبت پذیرش جدید می شود.
- پذیرش سریع: با استفاده از این دکمه اطلاعات بیمار به صورت — در پذیرش ثبت میگردد و برای پذیرش راحت تر در زمان ارائه خدمات پرستاری که نیاز به ذخیره اطلاعات بیمار وجود ندارد به کار میرود.
- دکمه ویرایش یا مشاهده اطلاعات : فرم پایین نمایش داده می شود و سریال پذیرشی که می خواهید اطلاعات آن را مشاهده و یا تغییر دهید، را وارد کنید و دکمه اینتر را بزنید. لازم به ذکر است با توجه به اینکه سریال پذیرش بخش ها از همدیگر جدا هستند (هر بخش از 1 شروع می شود)، ابتدا باید بخش مورد نظر را انتخاب کرده و سپس دکمه ویرایش را بزنید.
مثال: ویرایش سریال پذیرش 132 بخش درمانگاه عمومی
دکمه خارج کردن از حالت قطعی : این دکمه برای تغییر وضعیت پذیرش از حالت قطعی به موقت می باشد، البته این یک امکان سوپروایزری می باشد. با تغییر وضعیت از حالت قطعی به موقت، تمامی اسناد حسابداری (به غیر از اسناد صندوق) مربوط به این پذیرش حذف و یا معکوس می شوند. (بستگی به زمان انجام این کار )
موقت کردن یک پذیرش به معنای حذف پذیرش و یا حذف بیمار نمی باشد. اصولا در سیستم پذیرش هیچ چیز حذف نمی شود.
توجه : نکته حسابداری بسیار مهم این است که وقتی پذیرشی از حالت قطعی به موقت تغییر وضعیت می دهد، چون اسناد فروش حذف و یا معکوس می شوند و اسناد صندوق بدون تغییر باقی می مانند، بیمار بستانکار می شود. در این شرایط بایستی مجدد بعد از اعمال تغییرات، پذیرش را قطعی کنید (با قطعی شدن، سند فروش تولید می شود ).
توجه : وقتی یک پذیرش از حالت قطعی خارج می شود، باید مشخص کنید که می خواهید تخفیفات هم حذف شوند یا خیر؟
با انتخاب این گزینه فرم زیر باز می شود :
با انتخاب گزینه « موقت کردن پذیرش به همراه حذف تخفیفات ثبت شده » ، اگر برای آن بیمار تخفیف (از هر نوع) ثبت شده باشد، تخفیف حذف می شود. این بدین معنی است که در صورتیکه می خواهید دوباره آن پذیرش را به حالت قطعی ببرید، باید دوباره برای آن پذیرش تخفیف ثبت کنید.
- گردش مالی بیمار :
در این قسمت تمام پرداخت ها و دریافت ها بر اساس اسناد ثبت شده در سیستم نمایش داده می شوند.گردش مالی بیمار نشان می دهد که مبلغ 500.000 ریال بصورت نقدی دریافت شده است و مبلغ 400000 ریال بصورت کارت خوان (دستگاه پوز) و مبلغ 100000 ریال برای بیمار، ثبت شده است.
چاپ قبض : برای چاپ مجدد قبض، از این گزینه استفاده می شود. در صورتیکه بیش از یک بار یک قبض مشخص چاپ گردد، بر روی قبض « المثنی » قید می گردد.
نمایش سابقه چاپ قبض : با انتخاب یک قبض و زدن این دکمه می توان سابقه چاپ های این قبض را مشاهده کرد. بررسی این فرم برای سوپروایزر بسیار حایز اهمیت می باشد از این جهت که ممکن است یک قبض بیش از یک بار به فروش برسد.
- شماره قبض : یک شماره یکتا که بر روی قبض چاپ می گردد.
- تاریخ و ساعت سند : تاریخ و ساعت دریافت مبلغ نقدی یا کارت خوان یا ثبت تخفیف و … می باشد.
- شماره سند : شماره سند حسابداری، جهت راهنمایی حسابدار.
- بدهکار : دریافت شده از بیمار یا تخفیف دادن به بیمار.
- بستانکار : پرداخت شده به بیمار یا بازپس گرفتن تخفیف از بیمار.
- کاربر : کاربر ثبت کننده آن فعالیت.
- شرح کار : توضیح مختصری از کار انجام شده
خلاصه گردش مالی :
- مبلغ قابل پرداخت : مبلغی که بیمار باید پرداخت کند.
- مبلغ پرداختی : کل مبلغ پرداختی شامل پرداخت نقدی و کارت خوان.
- چک : جمع چک های دریافتی از بیمار.
- مبلغ تخفیف : جمع کل تخفیفات داده شده به بیمار برای این پذیرش.
- بدهکاری : اگر بیمار بدهکار باشد این فیلد مبلغ دارد مثلا در اینجا بیمار 5000 ریال بدهکار می باشد.
- بستانکاری : اگر بیمار بستانکار باشد این فیلد مبلغ دارد. وقتی که مبلغ پرداختی بیمار بیش از قابل پرداخت باشد، بیمار بستانکار می شود.
- دکمه « کلیه اسناد ثبت شده برای این پذیرش » : در فرم قبلی فقط اسنادی نمایش داده شده اند که مربوط به صندوق می باشند و اسناد عملکرد و حق الزحمه نمایش داده نشده اند با زدن این فرم کلیه اسناد نمایش داده می شوند.
- ارسال پیامک : با کلیک روی این آیتم فرم ارسال پیامک باز شده و پس از انتخاب شماره و وارد کردن متن پیام می توانید روی دکمه ارسال کلیک کنید.
